Freigegebenes Postfach in Exchange Online einrichten

Aktualisiert am 30. Oktober 2021

Exchange Online bietet die Möglichkeit freigegebene Postfächer einzurichten. Das ist sehr praktisch, bietet es doch die Möglichkeit ein Postfach zu erhalten, das verschiedenen Benutzern im Unternehmen zugeordnet werden kann. Eine zusätzliche Lizenz ist dafür nicht erforderlich.

In diesem Tutorial wird Schritt für Schritt die Einrichtung erklärt. Zunächst muss das Exchange Admin Center aufgerufen werden. Hier wird das neue Admin Center genutzt.

Neues Exchange Admin Center aktivieren

In der linken Spalte ist zunächst „Postfächer“ auszuwählen. Dort findet Ihr eine Übersicht der bisher eingerichteten Postfächer. Weiter geht es mit einem Klick auf „Freigegebenes Postfach hinzufügen“.

Freigegebenes Postfach zu Exchange hinzufügen

In dem sich öffnenden Fenster sind nun der „Anzeigename“ und die „E-Mail-Adresse“ einzutragen. Die Vergabe eines Alias ist optional. Außerdem muss eine Domäne ausgewählt werden. Mit einem Klick auf „Erstellen“ wird dieser Vorgang abgeschlossen.

Freigegebenes Exchange-Postfach hinzufuegen

Ein Passwort muss nicht hinzugefügt werden. Das ist auch nicht erforderlich, schließlich handelt es sich nicht um ein Benutzer-Postfach. Vielmehr verhält es sich hier so, dass ein freigegebenes Postfach Benutzern zugeordnet werden muss. Dies erfolgt im nächsten Fenster. Klickt hier auf „Diesem Postfach Benutzer hinzufügen“…

Benutzer zu Exchange-Postfach hinzufuegen

… und anschließend auf „Benutzer hinzufügen“.

Benutzer zum freigegebenen Exchange-Postfach hinzufuegen

Dadurch erhaltet Ihr eine Übersicht der eingerichteten Benutzer. Setzt jetzt einfach ein Häkchen bei jenen Benutzern, die das freigegebene Postfach nutzen dürfen und klickt abschließend auf Speichern.

Die Einrichtung ist damit abgeschlossen. Bedenkt aber, dass es bis zu einer Stunde dauern kann, bevor dieses Postfach in Outlook zur Verfügung steht.

Im folgenden Artikel wird dann erklärt, wie ein freigegebenes Postfach zu Outlook für macOS (Version 16) hinzugefügt werden kann.